Inleiding
Harmonie Philomena (hierna te noemen: vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Wij adviseren u om het Privacy policy goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.
Verwerking van persoonsgegevens van de leden
De vereniging verwerkt de volgende persoonsgegevens indien:
- u zich aanmeldt als lid van de vereniging of lid bent geweest;
- binnen de vereniging als vrijwilliger actief bent of bent geweest.
ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- administratieve processen uit te kunnen voeren, al dan niet door of in samenwerking met de LBM en aan haar verbonden organisaties zoals de KNMO;
- om te voldoen aan eisen van subsidieverstrekkers;
- communicatie over de vereniging.
- het nakomen van wettelijke verplichtingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- het overeengekomen lidmaatschap.
Het gaat dan om de volgende gegevens:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- adresgegevens,
- geboortedatum,
- geslacht,
- telefoonnummer
- e-mail adres,
- aanvangsdatum lidmaatschap en het onderdeel waarvan men lid is (korps lid, jeugdorkestlid).
Op uitdrukkelijk verzoek van een lid kunnen diens gegevens worden beperkt tot de naam, adres, woonplaats en e-mail adres.
Uw persoonsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doelstelling voor een periode van:
– gedurende de duur van het lidmaatschap ;
– en daarna enkel voor archief doeleinden. Het gaat dan om de volgende gegevens van oud leden:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- adresgegevens,
- geboortedatum,
- geslacht,
- telefoonnummer,
- e-mail adres,
- de aanvangsdatum lidmaatschap en het onderdeel waarvan men lid is (korps lid, jeugdorkestlid).
Op uitdrukkelijk verzoek van een lid kunnen diens gegevens worden verwijderd.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doelstellingen.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het vastleggen van de ledendata voor de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen (de zogenoemde Ledentool – https://mijnlbm.nl). Op deze wijze worden de gegevens meteen gedeeld met de bond. Toegang tot dit systeem heeft de beheerder ledenadministratie en de secretaris. Vanwege dit laatste sluiten we een verwerkersovereenkomst met de LBM.;
- de aanvraag van subsidie bij de gemeente Leudal. Er wordt een gedownloade lijst met geslacht, complete naam, compleet adres en geboortedatum ter beschikking gesteld aan de gemeente. Dit bestand wordt daarna door ons niet bewaard op computers of in de verzonden e-mail:
- de ledenopgave met complete naam, compleet adres en geboortedatum ter beschikking gesteld bij de KNMO voor de premie auteursrecht en het vaststellen van de contributienota:
- een gedownloade lijst uit de online tool om de contributienota’s te maken. Daarna wordt deze lijst verwijderd.
- een lijst van e-mail adressen voor mededelingen. E-mails worden altijd verstuurd als blinde kopie (bcc) zodat leden elkaars e- mailadressen niet zien. Ingeval de secretaris e-mails aan leden verstuurt, gebruikt hij de downloadfunctie van de online tool en verwijdert na verzenden meteen de download.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Gebruik beeldmateriaal
Foto’s en video’s waarbij personen herkenbaar in beeld zijn, zijn persoonsgegevens. De vereniging publiceert regelmatig foto’s op haar website en andere media. Onder de AVG hebben we een geldige toestemming nodig van alle leden en voor de leden jonger dan 16 jaar van de ouders/verzorgers, Hierbij hanteren we het volgende beleid:
- Wij gaan zorgvuldig om met foto’s en video’s;
- Wij plaatsen geen namen van leden bij de foto’s, of indien noodzakelijk enkel in overleg met betrokkene;
- Uw toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat door ons of in opdracht wordt gemaakt. Op beeldmateriaal gemaakt en geplaatst door derden hebben wij geen invloed.
Statistieken
Voor statistische doeleinden worden bezoekersstatistieken van onze website bijgehouden. Hierbij gaat het om informatie over bezoekersaantallen en bezoekfrequentie. Deze informatie is algemeen en is niet te herleiden naar individuele bezoekers. Deze informatie is alleen toegankelijk voor de eigenaar van de website.
Formulieren
Via het aanmeldformulier op deze site kunnen gebruikers informatie verstrekken, zoals hun naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mail adres en via het contactformulier de naam en het e-mail adres. Met deze gegevens wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid omgegaan. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt, met uitzondering van het Nederlands Recht.
Links
Deze site bevat links naar andere websites. Harmonie Philomena is in geen geval verantwoordelijk voor de manier waarop deze websites de privacy van bezoekers waarborgen en ook niet voor de inhoud van deze websites.
Buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakkelijk is voor de verwerking van de hierboven genoemde doelstellingen waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Na het beëindigen van het lidmaatschap worden de gegevens bewaard voor geschiedkundige doeleinden tenzij men dit uitdrukkelijk niet wenst. Heeft een lid bezwaar tegen het opslaan van diens gegevens, dan zullen deze worden verwijderd.
Datalekken
Datalekken treden op als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een (computer)beveiligingsprobleem en moet onmiddellijk bij de secretaris gemeld worden. Deze informeert het dagelijks bestuur omdat zij de enigen zijn die ook direct toegang hebben tot de gegevens.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Van het datalek zal door de secretaris melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Het aanstellen van een functionaris gegevensbeheer is niet verplicht. In principe is de beheerder ledenadministratie verantwoordelijk van/voor de gegevens. Buiten hem/haar heeft niemand de bevoegdheid om de data te beheren, noch toegang tot de data m.u.v. de het dagelijks bestuur.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen via onze website of rechtstreeks naar info@philomenahaelenl Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen ?
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
